業務を効率化/見える化しよう
業務の効率化というのはマネジメント上、特に大事。限られたリソースの中で最大の成果を上げるためには、効率的な働き方とその共有が不可欠なのです。言うは易く行うは難し系の話ですが。
大前提に、経営者側が組織全体を効率的にデザインするというのがあるのですが、今回は(会社としてリデザインの真っ最中で微妙な時期なので)現場レベルの効率化に主眼を置きます。
1. 業務を見える化してみんなで時短する
効率化を考えた時に、タイムマネジメントは鍵になります。で、このへんを誰かが抱え込んだりせずにみんなで確認することで、最初は手間がかかりますが最終的には組織の力で時短できるようになるはずなのです。
- タスクの優先順位付け: 重要度と緊急度に基づいてタスクを整理。最も重要なタスクから取り組むことで、生産性が向上します。
- スケジュール管理: デジタルカレンダーやタスク管理ツール(うちだとNotion)を活用して、計画的に業務を進める。予定を視覚化することで、無駄な時間を削減できます。今はまだできていないのでなんとかしたい。ミーティングの予定を決める作業とかに工数かかりすぎ。
2. テクノロジーの活用
いろんなツールを使って業務を効率化したいですね。
- プロジェクト管理ツール: プロジェクトの進捗を可視化し、チーム全体での協力を促進。うちの場合はNotionに全振りしています。ひたすらNotionを鍛えてなんとかしたい。
- コミュニケーションツール: うちの場合はSlack。リアルタイムでのコミュニケーションを行い、情報の共有を迅速にします。LINEオープンチャットは段階的に閉鎖したい…。
3. 無駄の排除
効率的な業務遂行のためには、無駄を排除することが重要。無駄を減らすにはどうしたらいいかAIに訊いてみました。
- 業務プロセスの見直し: 定期的に業務プロセスを見直し、効率化の余地がある部分を特定します。自動化できる作業は自動化し、人手を必要としないタスクはツールに任せます。…というところで、最近もここら辺は外部のサービスに置き換えたりして試行錯誤中です。現時点ではかなりコスト高なのが悩み…。
- 会議の効率化: 必要な会議だけを開催し、事前にアジェンダを共有することで、会議の時間を短縮します。重要な議題に集中し、結論を迅速に出すことがポイントです。いまはこれができていないのが課題。
まとめ
業務の効率化は常に課題。慣れず、腐らず、改善していきたいものです。